Arrangørinstruks til bruk under SørdalskarusellenArrangementsinformasjon

Ved de fleste Sørdalskarusell-løpene knytter Litrim til seg en medarrangør(bedriftsidrettslag) som skal ha et delansvar for gjennomføringen av løpet.

Det kan være aktuelt å la medarrangøren ha hovedansvaret for løpet unntatt det datatekniske med tidtaking og resultatservice.

-
Arrangør bes om å stille med minimum 4 personer - spesielt på vårparten regner vi med mange deltakereog da er det bra med en for mye enn en forlite.  Arbeidsoppgaver vil være merking av løypa, rigging påmelding, vakthold, mannskaper i start og målområdet blant til å samle inn startnummer, organisering av drikkestasjon og opprydding. Litrim ordner med tidtaking og resultatservice.

Om løypetraseen:

Om ikke annet er bestemt vil Litrim rydde løypetraseen og klargjøre denne. Ellers har medarrangør ansvar for merking av traseen.

Løypebånd utleveres i forkant av løpet etter avtale. Merkingen er viktig. Som hovederegel skal en kunne se fra merke til merke. Der løypa gjør retningsendringer bør dette markeres med piler og/eller sperrebånd. Hvis løypa krysser biltrafikkert vei skal det settes ut løypevakt.

Etter avviklet løp skal alle løypebånd straks fjernes (dvs samme kveld).

Påmelding:

Her bør arrangøren stille med minst 2 personer som må være tilgjengelig under hele arrangementet.

Tidligere deltakere finnes i et deltakerkartotek.

Kartoteket er revidert foran årets sesong (vår 2012). I det nye kartoteket vil en bare finne personer som er påmeldt til årets sesong.

Deltakere som finnes i kartoteket får utlevert startnr. i henhold til kartoteket. Det må organiseres egen kø for denne gruppen.

Deltakere som ikke er lagt inn i registeret må registreres som nye via nettet på Litrims (www.litrim.org) påmeldingsportal (Quick timing). Egen PC vil være tilgjengelig for formålet. Systemet tildeler nytt nummer.

NB! Nytt i år er at hver deltaker bærer startnummer med tidtakerbrikke. Brikken er festet til startnr.

Resultater offentliggjøres områende på nettet etter at løperne har kommet i mål.

Deltakeravgift: 80kr.

Etter løpet skal alle startnr samles inn og legges tilbake i startnummerboksen.

Samlet startkontingent telles opp av medarrangør.

Beløpet føres inn på eget ark i kartotekpermen og signeres av to personer.

Tilrigging av arena:

Tilriggingsarbeidet ledes av en ansvarlig fra Litrim. Denne trenger hjelp framinst 2 personer fra medarrangør.

Det skal rigges til målgård.

Stolpeføtter og stolperør settes sammen, forbindes med løypebånd slik at det dannes en trakt inn mot mål.

2 høyttalere skal settes opp på taket av Litrimbilen.

Ved utrygt vær må markisen på bilen rulles ut og takpresenning dras over.

Start og målområde skal markeres.

Sette opp 2 bord for påmelding og saftdrikke; samt sekk for avfall og brukte drikkebeger.

En person må øremerkes som ansvarlig for løperdrikke. Ferdig utblandet drikke leveres av Litrim.

Deltakerne bærer startnr med tidtakerbrikke.

Alle løp har fellesstart. Ved stor deltakelse kan løpet avvikles med puljestart.

En person utpekes som starter.

Når starten går, må en annen starte tidtaking på PC med et tastetrykk

Tidsavlesning ved målpassering styres automatisk ved hjelp av tidtakerbrikken og sensorer foran målpunktet.

Etter at siste deltaker har passert mål begynner nedrigging straks.Dette foregår som en felles dugnad der alle funksjonærer deltar.

Det er viktig at vi forlater arenaområdet i ryddet tilstand. All søppel samles og medbringes.